Kuidas mõõta automatiseerimise ROI-d?
Küsin klientidelt sageli: "Milline oli teie viimase automatiseerimise ROI?"
Tavaliselt vastavad nad: "See säästab aega." Küsin: "Kui palju?" Vaikus.
Enamik ettevõtteid ei tea, kas nende automatiseerimine tasus end ära. Mitte sellepärast, et ROI-d poleks võimalik mõõta. Vaid sellepärast, et keegi ei mõõtnud ENNE alustamist.
Miks mõõtmine on oluline
Automatiseerimine on investeering. Nagu iga investeering, peaks see end ära tasuma.
Aga ilma mõõtmiseta: - Sa ei tea, kas see tasus end ära - Sa ei saa otsustada, kas laiendada - Sa ei saa õigustada järgmist investeeringut
McKinsey leidis, et ettevõtted, kes mõõdavad automatiseerimise tulemusi, saavutavad 2-3x parema ROI kui need, kes ei mõõda. (Allikas: McKinsey, 2020)
Mida mõõta: 4 kategooriat
1. Aeg
Kõige lihtsam mõõdik. Kaua võttis enne? Kaua võtab nüüd?
| Mõõdik | Kuidas mõõta |
|---|---|
| Aeg ülesande kohta | Stopper: algusest lõpuni |
| Ülesandeid päevas | Loe kokku |
| Aeg kokku nädalas | Aeg x kogus |
Näide: - Enne: 15 min arve kohta × 30 arvet päevas = 7.5h - Pärast: 3 min arve kohta × 30 arvet päevas = 1.5h - Sääst: 6h päevas = 30h nädalas
2. Vead
Käsitsi töö teeb vigu. Automatiseerimine - kui hästi seadistatud - ei tee.
| Mõõdik | Kuidas mõõta |
|---|---|
| Vigade % | Vigased / kokku |
| Parandamise aeg | Mitu tundi nädalas kulub vigade parandamisele? |
| Kliendi kaebused | Mitu kaebust kuus? |
Näide: - Enne: 5% arvetest valesti = 1.5 arvet päevas = 7.5 parandust nädalas × 10 min = 1.25h - Pärast: 0.3% arvetest valesti = sääst 1h nädalas
3. Maht
Automatiseerimine võimaldab teha rohkem sama ajaga.
Näide: - Enne: 50 päringut päevas maksimaalselt - Pärast: 150 päringut päevas - Kasv: 3x
See tähendab: sa ei pea palkama 2 lisainimest.
4. Kaudsed kulud
Need on raskemad mõõta, aga sageli suurimad:
| Kaudne kulu | Kuidas hinnata |
|---|---|
| Hilinemine | Kui kaua klient ootab? Kas mõned lahkuvad? |
| Töötaja läbipõlemine | Kas keegi lahkub rutiini pärast? |
| Võimaluste kaotamine | Mida saaksid teha, kui rutiini poleks? |
Teada saada, kuidas automatiseerimise võimalused mõjutavad teie ettevõtet.
ROI valem
Lihtne:
ROI = (Aastane sääst - Investeering) / Investeering × 100%
Aga "aastane sääst" nõuab arvutamist:
- Säästetud tunnid nädalas × 52 nädalat = tunnid aastas
- Tunnid aastas × tunnitasu = rahaline sääst
- Lisa: vähem vigu, vähem kaebusi, rohkem mahtu
Praktiline näide
Üks klient automatiseeris pakkumiste koostamise:
Enne: - 45 min pakkumise kohta - 15 pakkumist nädalas - 11.25h nädalas
Pärast: - 15 min pakkumise kohta - 15 pakkumist nädalas - 3.75h nädalas
Sääst: - 7.5h nädalas = 390h aastas - Tunnitasu 35 EUR = 13 650 EUR aastas
Investeering: - 3 000 EUR (seadistamine + tööriistad)
ROI: (13 650 - 3 000) / 3 000 × 100% = 355%
Tagasimakse periood: 2.6 kuud.
Levinumad vead ROI arvutamisel
1. Ei mõõda enne
Kui sa ei tea, kui kaua miski enne võttis - sa ei saa säästku arvutada.
Lahendus: Enne automatiseerimist, mõõda 1 nädal. Kirjuta üles iga samm ja ajakulu. Lugege ka meie juhendit töövoogude kaardistamisest.
2. Ainult aega arvesse võtmine
Aeg on oluline, aga pole ainus. Vead maksavad. Hilinemine maksab. Töötaja lahkumine maksab.
Lahendus: Lisa vähemalt üks kaudne kulu (vead, kaebused).
3. Ülehindamine
"See säästab kindlasti 10 tundi nädalas!" - aga tegelikult säästab 3.
Lahendus: Ole konservatiivne. Parem olla positiivselt üllatatud.
Kokkuvõte
Automatiseerimise ROI mõõtmine pole keeruline:
- Mõõda ENNE (aeg, vead, maht)
- Automatiseeri
- Mõõda PÄRAST
- Arvuta sääst
- Võrdle investeeringuga
Kui ROI on > 100% - see tasus end ära. Kui ROI on > 300% - see tasus end mitu korda ära.
Enamik korralikult tehtud automatiseerimisi saavutab 200-500% ROI.